x
Zákon o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele
Dne 3. září 2025 byl ve Sbírce zákonů a mezinárodních smluv zpřístupněn zákon č. 323/2025 Sb., o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele (dále jen „zákon o JMHZ“).
Cílem zákona o JMHZ je sloučit údaje, které je zaměstnavatel povinen zasílat některým orgánům veřejné moci, do jednoho podání, kterým je jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele (dále jen „hlášení JMHZ“), čímž by mělo být dosaženo zjednodušení administrativní zátěže pro zaměstnavatele, a to z důvodu odstranění duplicitní práce zaměstnavatelů v důsledku podávání různých hlášení na více úřadů za kalendářní měsíc. Jedná se o digitalizační projekt, který má přinést efektivnější systém komunikace mezi státem a podnikatelským sektorem.
Legislativní rámec
Z pohledu legislativy bude JMHZ zavedeno dvěma zákony a nařízením vlády.
Prvním zákonem je shora uvedený zákon o JMHZ, který upravuje například postavení zaměstnavatelů, státních orgánů, způsoby, procesy a lhůty podání, evidenci hlášených údajů.
Doprovodný zákon, kterým se mění některé zákony v souvislosti s přijetím zákona o JMHZ, nebyl prozatím přijat (viz senátní tisk 162).
K provedení zákona o JMHZ bude vydáno nařízení vlády, které stanoví formát a obsahovou strukturu podání, uvádí výčet údajů sdělovaných prostřednictvím hlášení JMHZ v rámci měsíčních hlášení i pro účely vedení evidence zaměstnavatelů a evidence zaměstnanců, a to formou tabulek podle jednotlivých situací a typů zaměstnání, pokyny k podání a obsahu opravného hlášení a další záležitosti (zařazení nařízení vlády do Sbírky zákonů se předběžně očekává v listopadu 2025).
Údaje, které budou zaměstnavatelé povinni zasílat prostřednictvím JMHZ, jsou ovšem vždy určeny ve zvláštních právních předpisech (viz doprovodný zákon k zákonu o JMHZ výše zmíněný).
Termíny implementace zákona o JMHZ:
- účinnost zákona od 1. 1. 2026
- spuštění JMHZ od 1. 4. 2026 - nová registrace zaměstnance, zasílání měsíčních hlášení
- zpětné doplnění měsíčních hlášení JMHZ za leden až březen 2026 v období od 1. 4. 2026 do 30. 6. 2026; dříve to z technických důvodů nebude možné.
Instituce zapojené do JMHZ – uživatelé údajů
V současné době jsou uživateli hlášených údajů (hlášeným údajem se pro účely zákona o JMHZ rozumí údaje, které je zaměstnavatel povinen podle tohoto zákona nebo jiného právního předpisu sdělovat prostřednictvím JMHZ) následující instituce:
- Ministerstvo práce a sociálních věcí (dále jen „MPSV“)
- Česká správa sociálního zabezpečení (dále jen „ČSSZ“)
- územní správa sociálního zabezpečení (dále jen „ÚSSZ“)
- Institut posuzování zdravotního stavu
- Úřad práce České republiky
- orgán Finanční správy České republiky
- Ministerstvo financí
- Český statistický úřad
- Ministerstvo spravedlnosti
- Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy.
Má jít pouze o označení primárních uživatelů údajů, nemá se jednat o taxativní výčet. V dalších fázích projektu může být okruh uživatelů údajů rozšířen, například o zdravotní pojišťovny. V první fázi tedy zdravotní pojišťovny nebudou využívat měsíční hlášení JMHZ, z čehož vyplývá, že zaměstnavatelé budou i nadále povinni podávat příslušné zdravotní pojišťovně, u které je jejich zaměstnanec pojištěn, měsíční přehled o platbě pojistného na zdravotní pojištění zaměstnavatele.
Zákon o JMHZ řeší také sdělování údajů třetím osobám. Důvodová zpráva k zákonu uvádí, že nelze zcela vyloučit, že o poskytnutí údaje ze systému evidence JMHZ požádá i jiný orgán veřejné moci, například soud.
Dále zákon stanoví zvláštní postup pro případ, kdy zaměstnanec žádá o poskytnutí úvěru a udělí jednorázový souhlas poskytovateli spotřebitelského úvěru, aby si v rámci posuzování solventnosti vyžádal od MPSV poskytnutí údajů o jeho příjmech a zaměstnáních. Ze systému evidence JMHZ se poskytovatelům spotřebitelského úvěru poskytují údaje v rozsahu a způsobem podle zákona o JMHZ nejdříve za měsíc leden 2026 s tím, že o tyto údaje lze žádat nejdříve 1. července 2026.
Zaměstnavatel dle zákona o JMHZ
Zákon o JMHZ upravuje proces předávání údajů pro určené správní úřady. Zvláštní zákony ovšem obsahují různou definici zaměstnavatele, proto v zákoně o JMHZ je definice zaměstnavatele velmi široká tak, aby zahrnula všechny typy zaměstnavatelů definovaných různými zvláštními právními předpisy. Zaměstnavatelem se rozumí takový subjekt, který je povinen hlásit vybrané údaje o sobě a o zaměstnancích orgánům veřejné moci podle zvláštních právních předpisů ovšem prostřednictvím hlášení JMHZ. Zaměstnavatelem se tedy rozumí:
- zaměstnavatel podle zákoníku práce
- zaměstnavatel podle zákona o nemocenském pojištění
- zaměstnavatel podle zákona o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti
- zaměstnavatel podle zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení
- plátce daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti podle zákona o daních z příjmů
- zaměstnavatel podle zákona o zaměstnanosti.
JMHZ se tak dotkne všech zaměstnavatelů podle výše uvedených zákonů, tj. i zaměstnavatelů, kteří zaměstnávají zaměstnance coby poplatníky daně z příjmů ze závislé činnosti, a to i když nejsou účastni nemocenského pojištění (viz pátá odrážka tohoto odstavce). Mezi tyto zaměstnance patří například zaměstnanci pracující na dohodu o pracovní činnosti nebo členové volených orgánů společenství vlastníků jednotek (dále jen „společenství vlastníků“) či bytových družstev, kteří jsou za výkon funkce sice odměňováni, ale jejichž odměna nedosahuje rozhodného příjmu pro účast takové osoby na nemocenském pojištění. ČSSZ bude v evidenci zaměstnavatelů tudíž evidovat všechny zaměstnavatele a zaměstnance podle zákona o JMHZ, například i všechny poplatníky daně z příjmů ze závislé činnosti, kteří nejsou účastni nemocenského pojištění.
Zaměstnanec dle zákona o JMHZ
Zaměstnancem se rozumí:
- zaměstnanec podle zákona o nemocenském pojištění
- zaměstnanec podle zákona o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti
- fyzická osoba, kterou zaměstnavatel podle zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení zaměstnává nebo k níž je ve vztahu, který zakládá účast na důchodovém pojištění
- poplatník daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti podle zákona o daních z pří¬jmů
- zaměstnanec podle zákoníku práce.
Zaměstnancem je subjekt, který je se zaměstnavatelem ve vztahu definovaném zvláštními právními předpisy a kterého se týkají údaje sdělované orgánům veřejné moci prostřednictvím hlášení JMHZ, tedy i fyzické osoby, které nejsou zaměstnanci ve smyslu obecného vnímání tohoto pojmu, například členové volených orgánů společenství vlastníků nebo bytového družstva.
Zaměstnání dle zákona o JMHZ
Definice zaměstnání pro účely zákona o JMHZ je také velmi široká, rozumí se jím všechny vztahy, na základě kterých jsou zaměstnavatelé povinni sdělovat podle zvláštních právních předpisů vybrané údaje prostřednictvím hlášení JMHZ. Zaměstnáním je například základní pracovněprávní vztah podle zákoníku práce nebo jiný právní vztah, s nímž je spojena povinnost zaměstnavatele sdělovat údaje některým orgánům veřejné moci způsobem stanoveným zákonem o JMHZ (například podle ustanovení § 6 odst. 2 zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů, je zaměstnavatelem také plátce příjmu ze závislé činnosti, přičemž odměny člena orgánu právnické osoby jsou považovány pro účely tohoto zákona za příjmy ze závislé činnosti – viz ustanovení § 6 odst. 1 písm. c) bod 1 tohoto zákona).
Pokud je mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem uzavřeno více právních vztahů, považuje se za zaměstnání jednotlivě každý z nich, tzn. že přihlašování a odhlašování zaměstnance v rámci zákona o JMHZ se tudíž týká každého konkrétního zaměstnání, které zaměstnanec u zaměstnavatele vykonává.
Dnem nástupu do zaměstnání se primárně míní den nástupu do zaměstnání podle zákona o nemocenském pojištění, tedy den, kdy zaměstnanec skutečně do zaměstnání nastoupil a začal vykonávat práci pro zaměstnavatele, případně první den, za který zaměstnanci náleží započitatelný příjem, například v případě dne, za který zaměstnanci náleží náhrada mzdy za svátek. V ostatních případech, na které se nevztahuje zákon o nemocenském pojištění, se za den nástupu zaměstnance do zaměstnání považuje den, ve kterém pro účely zákona o daních z příjmů vznikla zaměstnavateli povinnost posky¬tovat zaměstnanci plnění (obvykle finanční, nicméně může se jednat o plnění v peněžní i nepeněžní formě).
Doručování zaměstnavateli
Písemnosti podle zákona o JMHZ se zaměstnavateli zasílají do jeho datové schránky (společenství vlastníků a bytová družstva mají ze zákona povinně datové schránky).
Písemnost, která byla zpřístupněna v elektronické aplikaci portálu ČSSZ, je doručena okamžikem, kdy se do této aplikace zaměstnavatel přihlásí. Pokud se zaměstnavatel nepřihlásí do této aplikace ve lhůtě 10 dnů ode dne, kdy byla písemnost v této aplikaci zpřístupněna, považuje se písemnost za doručenou uplynutím posledního dne této lhůty.
Zákon o JMHZ zavádí dva nové důležité identifikátory, a to osobní identifikační číslo zaměstnance a identifikátor zaměstnání; dále pracuje s pojmem identifikátor zaměstnavatele (variabilní symbol). Všechny tyto identifikátory, které jsou jednoznačným numerickým bezvýznamným identifikátorem, je zaměstnavatel povinen uvádět na všech relevantních podáních podle zákona o JMHZ.
Evidence zaměstnanců dle zákona o JMHZ – osobní identifikační číslo fyzické osoby – zaměstnance
Zaměstnanci bude při prvním přihlášení na ČSSZ přiděleno osobní identifikační číslo (dále jen „OIČ“), které bude natrvalo sloužit k identifikaci zaměstnance pro účely evidence JMHZ. OIČ obdrží vždy daný zaměstnavatel v rámci registrace zaměstnance, bude tedy sdělováno pouze zaměstnavateli. OIČ bude zaměstnanci přiděleno tzv. na celý život, při zaměstnání u jiného zaměstnavatele je tento jednoznačný numerický bezvýznamný identifikátor zachován – nový zaměstnavatel ho standardně obdrží při registraci daného zaměstnance do JMHZ (případně ho může použít již při registraci, bude-li ho znát od předchozího zaměstnavatele, výjimečně od zaměstnance, neboť není nezbytné tento identifikátor sdělovat zaměstnanci, protože nebude používán při styku zaměstnance – fyzické osoby s orgánem veřejné správy, neboť slouží pouze pro potřeby identifikace zaměstnance v rámci podání JMHZ. OIČ bude přiděleno i stávajícím pojištěncům, kteří jsou již vedeni v registrech pojištěnců ČSSZ). Zaměstnavatel bude povinně uvádět OIČ na hlášeních JMHZ.
OIČ bude zaměstnavateli distribuováno do jeho datové schránky; budou zasílána jak jednotlivě, tak i hromadně.
V důvodové zprávě k zákonu o JMHZ je uvedeno, že se nepředpokládá, že by OIČ bylo využíváno jako náhrada rodného čísla.
Zaměstnavatel je povinen oznámit změnu evidovaného údaje o svém zaměstnanci, a to do 8 dnů ode dne, kdy se o této změně dozvěděl. (Poznámka: v důvodové zprávě je zmíněno, že se předpokládá, že údaje, jejichž změnu lze zjistit automatizovaným způsobem z rejstříků či evidencí, do nichž má ČSSZ zřízen automatický přístup, nebude zaměstnavatel povinen oznamovat, jako příklad jsou uvedeny údaje jako adresa bydliště, jméno atd., čímž by se mělo předejít potenciálně velké administrativní zátěži zaměstnavatelů; nicméně samotný zákon o JMHZ podobné ustanovení neobsahuje).
Zároveň je povinen odhlásit svého zaměstnance z evidence zaměstnanců ve lhůtě 8 dnů ode dne, kdy skončilo jeho zaměstnání nebo kdy zaměstnavateli skončila povinnost poskytovat zaměstnanci plnění, popřípadě kdy přestal poskytovat plnění zaměstnanci.
Pokud zaměstnanec vykonává u téhož zaměstnavatele více zaměstnání, je zaměstnavatel povinen plnit své povinnosti obdobně pro každé z těchto zaměstnání.
Jestliže zaměstnavatel nesplní některé své povinnosti vztahující se k evidenci zaměstnanců ve stanovené lhůtě, například povinnost přihlásit zaměstnance do evidence za¬městnanců, oznámit změnu zapsaných údajů nebo odhlásit zaměstnance z této evidence, a to ani na výzvu ČSSZ, pak ČSSZ provede toto přihlášení, odhlášení či změnu z moci úřední.
Změny v registraci zaměstnanců od 1. července 2026 – povinnost zaevidovat zaměstnance
Registrace běžného zaměstnance bude nově obsahovat širší řadu položek než v současné době.
Zaměstnavatel musí přihlásit svého zaměstnance do evidence zaměstnanců nejpozději před okamžikem nástupu tohoto zaměstnance k výkonu práce, nejdříve však může tohoto zaměstnance přihlásit ve lhůtě 8 dnů před předpokládaným dnem nástupu zaměstnance do zaměstnání.
V případě atypických vztahů zaměstnance a zaměstnavatele je zaměstnavatel povinen přihlásit svého zaměstnance do evidence zaměstnavatelů ve lhůtě 8 dnů ode dne, kdy mu vznikla povinnost poskytovat zaměstnanci plnění nebo kdy mu zaměstnavatel poprvé toto plnění poskytl, přičemž se může jednat o plnění v peněžní i nepeněžní podobě (například v případě člena voleného orgánu právnické osoby dnem vzniku funkce).
Přihlašování a odhlašování zaměstnanců je možné výhradně elektronicky, shodnými způsoby jako je zasíláno hlášení JMHZ. Pro přihlášení zaměstnance do evidence zaměstnanců je zaměstnavatel oprávněn od zaměstnance požadovat sdělení údajů potřebných pro přihlášení nebo částečné přihlášení do evidence zaměstnanců ještě před okamžikem jeho nástupu k výkonu práce; tyto údaje ovšem zaměstnavatel smí použít pouze k tomuto účelu.
Pokud nejde o zahraničního zaměstnance ve smyslu ustanovení § 87 odst. 1 zákona o zaměstnanosti, může zaměstnavatel přihlásit zaměstnance do evidence zaměstnanců jen částečně (jen „částečné přihlášení“), v rámci kterého zaměstnavatel uvede údaje v rozsahu jméno, příjmení, rodné příjmení, rodné číslo, místo narození, státní občanství zaměstnance, předpokládaný den nástupu zaměstnance do zaměstnání a variabilní symbol zaměstnavatele. Ostatní údaje stanovené pro přihlášení zaměstnance do evidence zaměstnanců je zaměstnavatel povinen oznámit ve lhůtě 8 dnů ode dne, kdy tento zaměstnanec nastoupil k výkonu práce.
Jestliže fyzická osoba nenastoupila k výkonu práce, má zaměstnavatel povinnost oznámit tuto skuteč¬nost bez zbytečného odkladu, nejpozději však do 8 dnů od předpokládaného dne nástupu k výkonu práce.
Evidence zaměstnání dle zákona o JMHZ – identifikátor zaměstnání
Identifikátor zaměstnání slouží pro odlišování jednotlivých pracovních nebo obdobných vztahů. Pokud má zaměstnanec u téhož zaměstnavatele sjednáno více zaměstnání, pak každé jednotlivé zaměstnání bude mít přidělen samostatný identifikátor, čímž se spolehlivě určí, ke kterému zaměstnání se příslušné údaje sdělované v rámci JMHZ vztahují.
Také i identifikátor zaměstnání bude sdělován zaměstnavateli prostřednictvím jeho datových schránek, a to dle situace opět jak jednotlivě, tak i hromadně.
Evidence zaměstnavatelů dle zákona o JMHZ + variabilní symbol
Hlavní identifikátor, jehož prostřednictvím se zaměstnavatel, případně jeho mzdové účtárny, budou identifikovat, s povinností ho uvádět v rámci podání podle zákona o JMHZ, je variabilní symbol. Každý zaměstnavatel a každá jeho mzdová účtárna budou mít svůj samostatný variabilní symbol, který je bez časového omezení a je neměnný. Variabilní symbol dostane zaměstnavatel přidělen při svém přihlášení do evidence zaměstnavatelů, ledaže mu byl přidělen již dříve.
Písemnost obsahující variabilní symbol doručí zaměstnavateli ÚSSZ.
Evidencí zaměstnavatelů se rozumí evidence, ve které jsou vedeny údaje o zaměstnavatelích pro potřebu JMHZ. Registrace zaměstnavatele se od současné podoby bude lišit, neboť bude také obsahovat širší obsah položek.
Pro účely agendy JMHZ zavádí zákon o JMHZ novou evidenci zaměstnavatelů, kterou povede ČSSZ. Do této nové evidence se přihlašují povinně všichni zaměstnavatelé podle zákona o JMHZ. V souvislosti s tím, by měla být odstraněna povinnost přihlašování zaměstnavatelů do registru zaměstnavatelů ze zákona o nemocenském pojištění (viz doprovodný zákon).
S účinností od 1. července 2026 má zaměstnavatel povinnost přihlásit se do evidence zaměstnavatelů nejpozději 2 pracovní dny přede dnem, ve kterém má nastoupit k výkonu práce první zaměstnanec, nejdříve však 15 dnů před tímto dnem.
Změnu údajů zapsaných v evidenci zaměstnavatelů je zaměstnavatel povinen oznámit do 8 dnů ode dne, kdy se o této změně dozvěděl.
Důvodová zpráva k zákonu o JMHZ uvádí, že změny údajů obsažené v evidenci zaměstnavatelů i evidenci zaměstnanců bude zaměstnavatel hlásit ČSSZ na samostatných podáních, tedy nikoliv v rámci hlášení JMHZ.
S účinností od 1. července 2026 je zaměstnavatel povinen, pokud se přihlásil do evidence zaměstnavatelů a žádná fyzická osoba, kterou měl zaměstnávat, k výkonu práce nenastoupila, oznámit tuto skutečnost nejpozději do 8 dnů ode dne, v němž tato osoba měla u daného zaměstnavatele nastoupit k výkonu práce.
Ve lhůtě 8 dnů ode dne, kdy zaměstnavatel přestal zaměstnávat posledního zaměstnance, je povinen se odhlásit z evidence zaměstnavatelů.
V případě nesplnění povinnosti přihlásit sebe, případně svou mzdovou účtárnu do evidence zaměstnavatelů, oznámit změnu zapsaných údajů nebo se odhlásit z této evidence, a to ani po výzvě ČSSZ, bude odhlášen ČSSZ z moci úřední. Při nesplnění některé povinnosti v rámci evidence zaměstnavatele se zaměstnavatel může dopustit také přestupku podle zákona o JMHZ a lze mu uložit pokutu za tento přestupek.
Zvláštní přihlášení do evidence zaměstnavatelů a evidence zaměstnanců v období od 1. dubna 2026 do 30. června 2026
Vzhledem k postupnému zavádění JMHZ bude zvláštním způsobem probíhat přihlášení do evidence zaměstnavatelů i evidence zaměstnanců ve II. čtvrtletí roku 2026.
V období od 1. dubna 2026 do 30. června 2026 je zaměstnavatel povinen přihlásit se, případně též každou svou mzdovou účtárnu, do evidence zaměstnavatelů ve lhůtě 8 dnů ode dne nástupu do zaměstnání prvního zaměstnance, pokud je dnem nástupu zaměstnance do zaměstnání nejdříve 1. duben 2026. Současně s přihlášením své mzdové účtárny uvede zaměstnavatel též okruh zaměstnanců, pro které mzdová účtárna vede evidenci mezd. Bude-li mzdová účtárna zřízena až po podání přihlášky zaměstnavatele do evidence zaměstnavatelů, běží lhůta 8 dnů k jejímu přihlášení ode dne jejího zřízení.
V případě zaměstnání zahraničního zaměstnance (viz definice výše) se na zaměstnavatele vztahuje povinnost přihlásit se do evidence zaměstnavatelů nejpozději před okamžikem nástupu tohoto zaměstnance.
Ve stejném období je zaměstnavatel povinen přihlásit svého zaměstnance do evidence zaměstnanců ve lhůtě 8 dnů ode dne, kdy zaměstnanec nastoupil do zaměstnání, zaměstnavateli vznikla povinnost poskytovat zaměstnanci plnění nebo zaměstnavatel poprvé poskytl zaměstnanci plnění. Zákon řeší i povinnost přihlášení zaměstnance v případě, kdy předání žádosti o dávku nemocenského pojištění bylo učiněno ještě před přihlášením zaměstnance zaměstnavatelem do evidence zaměstnanců, a v případě zahraničního zaměstnance.
Přihlášení do registru zaměstnavatelů z moci úřední
V souladu s přechodnými ustanoveními zákona o JMHZ jsou příslušné orgány Finanční správy České republiky povinny sdělit ČSSZ jimi evidované registrační údaje plátců daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti, které byl zaměstnavatel povinen sdělit při svém přihlášení do evidence zaměstnavatelů podle zákona o daních z příjmů. Uvedené se ovšem týká pouze plátců daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti, kteří k této dani podali vyúčtování za kalendářní roky 2023 nebo 2024 nebo kteří byli zaregistrováni jako plátce daně v kalendářním roce 2025 nebo v prvním čtvrtletí kalendářního roku 2026 anebo kteří před 1. dubnem 2026 podali u pří¬slušného orgánu Finanční správy České republiky přihlášku k registraci plátce daně z příjmů ze závislé činnosti, o které nebylo před 1. dubnem 2026 rozhodnuto, čímž bude docíleno, že ČSSZ budou do evidence zaměstnavatelů předány pouze údaje vztahující se k aktivním plátcům této daně.
Pokud plátce daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti splňuje podmínku pro přihlášení do registru zaměstnavatelů z moci úřední podle předchozího odstavce tohoto textu a od 1. dubna 2026 je zaměstnavatelem podle zákona o JMHZ, je povinen do 30. dubna 2026 sdělit ČSSZ způsobem daným zákonem o JMHZ údaje ve stano¬veném formátu a obsahové struktuře, které je zaměstnavatel povinen sdělit při svém přihlášení do evidence zaměstnavatelů podle tohoto zákona a které jako plátce daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti neuvedl jako registrační údaj, a současně přihlásit svého zaměstnance dle zákona o JMHZ do evidence zaměstnanců.
Zaměstnavatel, který zaměstnává zaměstnance před 1. dubnem 2026, pokud toto zaměstnání trvá alespoň ještě 1. dubna 2026, je povinen se přihlásit do evidence zaměstnavatelů nejpozději do 15. dubna 2026, pokud nesplňuje podmínku pro přihlášení do registru zaměstnavatelů z moci úřední (viz výše). Zároveň je povinen přihlásit svého zaměstnance do evidence zaměstnanců ve lhůtě 8 dnů ode dne, kdy mu byla doručena písemnost obsahující variabilní symbol.
Zaměstnavateli, který je veden v registru zaměstnavatelů podle zákona o nemocenském pojištění ve znění účinném před 1. dubnem 2026, alespoň 31. března 2026 a 1. dubna 2026 je tento zaměstnavatel veden v evidenci zaměstnavatelů podle zákona o JMHZ, sdělí do 15. dubna 2026 ČSSZ u zaměstnance, který byl veden v registru pojištěnců podle zákona o nemocenském pojištění ve znění účinném před 1. dubnem 2026, alespoň 1 den v období od 1. ledna 2026 do 31. března 2026, osobní identifikační číslo a identifikátor zaměstnání, a to prostřednictvím elektronické aplikace portálu ČSSZ. Osobní identifikační číslo a identifikátor zaměstnání tohoto zaměstnance jsou zaměstnavateli doručeny okamžikem při-hlášení zaměstnavatele do této aplikace. Nepřihlásí-li se zaměstnavatel do této aplikace ve lhůtě 10 dnů od zpřístupnění osobního identifikačního čísla a identifikátoru zaměstnání v této aplikaci, považuje se osobní identifikační číslo a identifikátor zaměstnání za doručené posledním dnem této lhůty.
Jednotné měsíční hlášení
Hlášení JMHZ má výhradně elektronickou podobu, není tedy možné ho podat v papírové podobě například v případě technických obtíží. Hlášení JMHZ podává zaměstnavatel ve lhůtě od prvního do dvacátého dne kalendářního měsíce bezprostředně následujícího po kalendářním měsíci, ke kterému se toto hlášení JMHZ vztahuje, což je považováno za dostatečnou lhůtu pro podání v elektronické podobě i v případě technických obtíží. Má-li zaměstnavatel evidovanou mzdovou účtárnu, podává toto hlášení každá mzdová účtárna samostatně za svou část zaměstnanců.
V hlášení JMHZ sděluje zaměstnavatel údaje za kalendářní měsíc, ledaže jiný právní předpis stanoví jinak.
Jde o jedno elektronické podání, které se ovšem člení na části podle toho, čeho se údaje týkají. Hlášení JMHZ se skládá z následujících částí:
- souhrnná, která obsahuje údaje týkající se zaměstnavatele
- pojistná, která obsahuje údaje o souhrnné výši pojistného na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti odváděného zaměstnavatelem
- individualizovaná, která obsahuje údaje za jednotlivé zaměstnance a jejich jednotlivá zaměstnání.
Taxativní výčet údajů sdělovaných prostřednictvím hlášení JMHZ bude obsahovat prováděcí nařízení vlády (viz výše).
Vymezení počátku lhůty pro podání prvním dnem následujícího kalendářního měsíce je důvodné i z nutnosti vyčkání na zúčtování mezd za předchozí kalendářní měsíc, a tím pádem i potřeby eliminace opravných podání. V důvodové zprávě k zákonu o JMHZ je uvedeno, že na portálu ČSSZ bude možné do hlášení JMHZ vkládat údaje a rozepsané hlášení si ukládat předem a následně hlášení kompletně odeslat v požadovaném termínu.
Posledním kalendářním měsícem, za který je zaměstnavatel povinen podat hlášení JMHZ, je období, v němž skončilo zaměstnání jeho posledního zaměstnance, přestal být zaměstnavatelem nebo po skončení zaměstnání zúčtoval zaměstnanci dodatečně příjmy.
Způsob a den podání hlášení JMHZ
Hlášení JMHZ bude zasíláno pouze v elektronické podobě:
- jako příloha datové zprávy (xml, nikoliv pdf) zaslané do příslušné datové schránky ČSSZ (důvodová zpráva předpokládá, že ČSSZ nechá zřídit speciální datovou schránku pro automatizovaný příjem a zpracování hlášení JMHZ a dalších souvisejících podání, proto je ČSSZ povinna určit a zveřejnit způsobem umožňujícím dálkový přístup identifikátor této datové schránky)
- prostřednictvím ePortálu ČSSZ, na kterém bude hlášení JMHZ přímo vyplňováno nebo nahráváno jako xml soubor
- prostřednictvím automatizovaného rozhraní ČSSZ.
Vzhledem ke skutečnosti, že přihlašování a odhlašování zaměstnanců a zaměstnavatelů bude zasíláno ČSSZ, výslovně se v zákoně o JMHZ uvádí, že zaměstnavatel splní svou povinnost, tedy učiní podání dnem, kdy došlo ČSSZ (nikoliv až dnem, kdy údaje z tohoto podání získají příslušní uživatelé údajů).
Pokud by podání podle zákona o JMHZ bylo zasláno nikoliv ČSSZ, ale některému z uživatelů údajů, pak tento uživatel údajů sám informuje zaměstnavatele o neúčinnosti podání a o správném postupu učinění podání.
V případě, že by hlášení JMHZ bylo zaměstnavatelem zasláno do datové schránky jiného orgánu veřejné moci, než jsou uživatelé údajů dle zákona o JMHZ, bude tento orgán postupovat podle obecného ustanovení § 12 správního řádu.
Formát a struktura podání hlášení JMHZ
Podání podle zákona o JMHZ je nutné učinit ve stanoveném formátu a struktuře. Na pojem struktura podání zákon o JMHZ nahlíží dvojím způsobem – jako na:
- obsahovou strukturu formulářového podání – podstatné požadavky na každý formulář, které musí být při jeho vyplňování respektovány
- datovou strukturu podání – technicistní požadavek pro podání v elektronické podobě.
Formát a obsahová struktura podání bude stanovena prováděcím nařízením vlády.
Vady podání
Za řádně podané měsíční hlášení se považuje formálně správné a včas podané hlášení.
Pro první kategorií vad, které se projeví již na vstupu, se používá označení technické vady. Jejich následkem je vždy kompletní neúčinnost učiněného podání (k podání se nepřihlíží, tedy podání nevyvolává předpokládané právní účinky – bude k němu přistupováno, jako kdyby podáno vůbec nebylo). Neúčinné je například podání, které je podáno předčasně, tj. před započetím lhůty dané zákonem o JMHZ. ČSSZ zaměstnavatele informuje o neúčinnosti podání a o povinnosti zaslat podání tak, aby jeho odeslání odpovídalo podmínkám daných zákonem o JMHZ.
Podání je formálně vadné, jestliže sice splňuje předepsané technické požadavky, ale obsahuje jiné automatizovaně zjistitelné vady, které snižují kvantitu nebo kvalitu povinně sdělovaných údajů. Mezi formální vady lze řadit i vady obsahu uváděných údajů, tedy vady logické zjistitelné na základě pouhé automatizované kontroly, dále podání neúplného hlášení JMHZ. Formální vada může způsobit neúčinnost příslušné části hlášení. Prováděcí nařízení vlády může stanovit, které méně závažné formální vady podání podle zákona o JMHZ nezpůsobí neúčinnost části podání nebo součásti jeho individualizované části. Kupříkladu bude-li hlášení JMHZ obsahovat údaje o více zaměstnancích zaměstnavatele a pouze v individualizované části za jednoho zaměstnance a jedno jeho zaměstnání se vyskytne formální vada, bude součást individualizované části hlášení JMHZ týkající se tohoto zaměstnance a příslušného zaměstnání odmítnuta a ostatní údaje za zbývající zaměstnance budou zpřístupněny uživatelům údajů.
Zvláštní podání hlášení JMHZ za měsíce leden až březen 2026
Za I. čtvrtletí roku 2026 je zaměstnavatel povinen samostatně za každý kalendářní měsíc, tedy za měsíce leden až březen 2026, podat JMHZ, a to ve lhůtě od 1. dubna 2026 do 30. června 2026.
Opravné hlášení
Zákon o JMHZ stanoví účel opravného hlášení a okruh situací, za který bude podáváno. Opravné hlášení bude obsahovat změny jednotlivých údajů a bude podáváno na základě výzvy ČSSZ či upozornění uživatele údajů nebo na základě vlastního zjištění zaměstnavatele.
Maximální lhůta pro podání opravného hlášení prostřednictvím systému JMHZ je stanovena na 10 let od konce kalendářního roku, ve kterém byl zaměstnavatel povinen podat jednotné měsíční hlášení, které je opravováno. Důvodová zpráva uvádí, že toto právo bude dáno pouze tam, kde to lhůta podle jednotlivých zvláštních zákonů ještě dovoluje.
Výzva k podání hlášení JMHZ a opravného hlášení
Zákon o JMHZ rozlišuje situace, kdy v důsledku vad dojde k neúčinnosti celého hlášení JMHZ, od situace, kdy vlivem formální vady bude neúčinná konkrétní část hlášení JMHZ nebo součást individualizované části hlášení JMHZ.
Nepošle-li hlášení JMHZ zaměstnavatel ve lhůtě od prvního do dvacátého dne kalendářního měsíce, ve kterém se hlášení podává, nebo ho pošle s vadami, obdrží po uplynutí zákonné lhůty od ČSSZ výzvu ke splnění povinnosti zaslat hlášení JMHZ nebo odstranit vady, a to v náhradní lhůtě 8 dnů ode dne doručení výzvy.
Případné obsahové vady hlášení JMHZ, která budou zpřístupněna jednotlivým uživatelům, budou tito uživatelé řešit se zaměstnavatelem. Do té doby se zaměstnavatelem řeší ČSSZ jen technické a formální vady hlášení JMHZ. Nápravu vad, na které budou zaměstnavatelé upozorněni uživateli údajů, budou zaměstnavatelé řešit rovněž prostřednictvím hlášení JMHZ.
Přestupky dle zákona o JMHZ
Nesplní-li zaměstnavatel některou z povinností daných mu zákonem o JMHZ, dopustí se přestupku, za který zákon o JMHZ stanoví také příslušné sankce, například za nepodání hlášení JMHZ v zákonem stanovené lhůtě, podání hlášení JMHZ s vadami, které nejsou odstraněny, porušení povinností vztahujících se k evidenci zaměstnavatelů a evidenci zaměstnanců, a to včetně hlášení změn evidovaných údajů. Za přestupek lze uložit pokutu, kterou vybírá a vymáhá ÚSSZ, která ji uložila.
Pokuta je odstupňovaná podle závažnosti přestupků, respektive podle důsledků, které z porušení konkrétní povinnosti vyplývají. Nejvyšší hranice pokuty je stanovena za nepodání hlášení JMHZ. Nejnižší výše pokuty může být uložena, jestliže zaměstnavatel neohlásí změnu údajů týkajících se jeho evidence nebo evidence jeho zaměstnanců. U některých přestupků je pro stanovení maximální výše pokuty kritériem počet zaměstnanců zaevidovaných v evidenci zaměstnanců k poslednímu dni období, za které mělo být hlášení JMHZ nebo opravné hlášení podáno.
Jako prvostupňový správní orgán povede řízení místně příslušná ÚSSZ. Jako nadřízený správní orgán může v rámci odvolacího řízení rozhodnutí ÚSSZ přezkoumávat ČSSZ.
Zákon o JMHZ umožňuje správnímu orgánu po uvážení okolností stanovených zákonem o JMHZ správní řízení nezahajovat, pokud již samotné zjištění skutku a upozornění osoby podezřelé ze spáchání přestupku postačí k její nápravě nebo byl škodlivý následek odstraněn.
Promlčecí doba u přestupků
Promlčecí doba je doba, po jejímž uplynutí zaniká odpovědnost za přestupek. V zákoně o JMHZ je promlčecí doba odstupňována v závislosti na výši možných pokut, které za konkrétní přestupky hrozí, a to v rozmezí 3 roky – 7 let od jeho spáchání.
Další ustanovení zákona o JMHZ
Zákon o JMHZ řeší dále otázky způsobu informování uživatelů údajů o výzvě týkající se JMHZ, systém evidence jednotného měsíčního hlášení včetně určení správce tohoto systému, uchovávání údajů v tomto systému, zpřístupnění údajů uživatelům údajů, sdělování údajů. Dále obsahuje zvláštní ustanovení týkající se příslušníků bezpečnostních sborů a vojáků v činné službě a také poskytování uživatelské podpory ČSSZ při zpracování údajů.
Informace k zasílání evidenčních listů důchodového zabezpečení – viz doprovodný zákon k zákonu o JMHZ
V souvislosti s očekávaným přijetím doprovodného zákona k zákonu o JMHZ je vhodné zmínit, že evidenční listy důchodového pojištění (dále jen „ELDP“) by měl zaměstnavatel zasílat ČSSZ naposledy za kalendářní rok 2025. Od kalendářního roku 2026 bude ELDP sestavovat ČSSZ na základě údajů předávaných za každý kalendářní měsíc prostřednictvím hlášení JMHZ.
